3 soovitust paremaks teenindamiseks telefoni teel: numbrid

29veebr.

3 soovitust paremaks teenindamiseks telefoni teel: numbrid

Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Telefoni teel suhtlemine on arvatust keerulisem. Kolm soovitust kuidas telefoniteeninduses edastada kliendile numbrilist infot.

Telefoni teel suhtlemine on palju keerukam kui seda vahel aimatagi oskame. Kui inimene ei näe meid, on tal märksa raskem infot vastu võtta. Nii tekivadki möödarääkivused ja arusaamatused.

Teades võimalikke komistuskohti, saame neid edukalt vältida.

Üheks arusaamatuste allikaks telefonisuhtluses on numbrite jagamine.

Võtame näiteks lauatelefoni numbri 623 4567.

Laialdaselt on levinud telefoninumbri dikteerimine kolme- ja kahekohaliste numbritena, mis kõlab nii: “Helistage numbril kuussada kakskümmend kolm, nelikümmend viis, kuuskümmend seitse”.

Kuulaja paneb numbri öeldu järgi kirja ja paberilt vaatab talle vastu selline number: 600 20 3 40 5 60 7.

Ongi segadus käes. Tuleb hakata selgitama milline on õige number. Mõttetu ajakulu nii info jagajale kui vastuvõtjale.

1. soovitus

Dikteeri numbrid kahe- või kolmekaupa ühekohaliste numbritena: “Kuus kaks kolm, neli viis, kuus seitse” või “Kuus kaks, kolm neli, viis kuus seitse”. Nii on kuulajal lihtsam numbrite loetelust aru saada, meelde jätta ja üles märkida.

Samamoodi saame jagada ka teisi numbreid: isikukood, dokumendi number jms.

Teine levinud segaduse tekitaja on telefoninumbrist vaid lõpuotsa ütlemine. Selline dikteerimisviis on levinud suurasutustes, kus telefonide algusnumbrid on kõigil ühesugused. Nii võibki kuulda sellist soovitust: “Helistage raamatupidamisse, lõpuga viis kuus seitse”

See infoedastus on õige tülikas kliendi jaoks. Tal tuleb telefoninumber ise kokku kombineerida. Võid ise juba aimata kui palju eksimusvõimalusi siin on.

Veelgi keerulisemasse olukorda satub helistaja siis kui juhtub kasutama infotelefoni abi. Seal on mugav võimalus lasta end suunata otse soovitud asutuse telefoninumbrile, ilma telefoninumbrit küsimata. Ja kui nüüd saab klient asutuse esindajalt soovituse helistada järgmisele inimesele: “Helistage raamatupidamisse, lõpuga viis kuus seitse”,  kõlab see kliendile tõelise nörritamisena. Kogu senine helistamise vaev on osutunud asjatuks ja info hankimisega tuleb alustada taas nullist.

2. soovitus:

Dikteeri küsijale alati täisnumber.

Telefoninumber on kõigest seitse numbrit pikk, taskutelefonil mõni number enam. Selle ettelugemine võtab aega napid kolm sekundit. Võid aga säästa kuhjaga närvi- ja ajakulu nii kliendil kui endal.

Kolmas komistuskoht on telefoninumbri liiga kiire jagamine.

Me oleme päris veendunud, et suudame teha mitut tegevust korraga. Ometigi näitavad uuringud,  meie ajul on pratiliselt võimatu teha kahte toimingut samaaegselt.

Seepärast on tavaline, et helistaja, küsides numbrit, avastab poole dikteerimise ajal, et ei ole infot kuskile kirja panna. Numbrite meeldejätmine on aga omaette väljakutse. Meie töö- ehk kiirmälu suudab meeles pidada tavaliselt kolm-neli numbrit. Telefoninumber koosneb aga vähemalt seitsmest numbrist. Selle meelespidamine on meie töömälule tõsine väljakutse.

3. soovitus:

Tee numbrite meeldejätmine helistajale lihtsamaks. Enne numbrite dikteerimist küsi üle, kas kliendil on võimalik telefoninumber üles kirjutada. Alles seejärel, kui kuulaja on valmis numbrit üles märkima, anna küsitud info.

Kui aga ülesmärkimise võimalus helistajal puudub, sobib  esimene soovitus – dikteeri numbrid rahulikus tempos, kahe- või kolmekaupa, ühekohaliste numbritega. Nii on inimesel lihtsam luua numbritest seoseid, mis aitab neid paremini meelde jätta.


Tänan Teid, et leidsite aega lugemiseks ja kaasa mõtlemiseks. Piret-5
Kui tekkis küsimusi või soov mõtteid vahetada, võtke palun julgelt ühendust.
Piret Bärg, superviisor/ 56 566 899/ piret@teenindus.ee

 

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata.